在美國大學的申請過程中，許多同學在面對寫郵件給大學招生辦公室（college admission offices）的時候，可能會多多少少有點緊張，但這是一個展現你對學校真正興趣的絕佳方式。
如果措詞得當，你的問題可以反映出你對學校的深入研究，並有助於提升申請被錄取的機會。
在這篇文章中，睿雅將為你解析寫郵件的關鍵技巧、禮儀規範以及具體示例，幫助你撰寫專業且有影響力的郵件，給大學招生官留下積極的印象！
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1. 為什麼要聯絡大學招生辦？
在美國大學申請過程中，即使你沒有被列入候補名單或延遲錄取，聯繫招生辦仍然是一個展現你對學校真誠興趣的好方法。
不過請大家注意，不要隨意要求一次無主題的聊天或電話溝通，而是要確保你有1-2個具體問題，而這些問題並未在學校官網、宣傳冊、課程描述或其他官方資料中得到解答。
2. 該給誰發郵件？
在這裡，推薦大家最好直接聯絡你申請的學校招生辦的某位具體負責人，而不是發郵件給學校通用的admissions@school.edu地址。
這樣首先可以確保你的郵件被及時處理，並且幫助你聯繫的招生官，在閱讀你的申請時會記住你所展現的興趣。
但是，大家最好不要聯絡最高級的招生官。首先他們可能不會負責你的申請，最後還是會把郵件轉寄給你的地區招生官。其次，高級招生官的郵箱通常非常滿，他們可能會錯過你的郵件。
3. 應該在給大學招生辦的郵件中寫什麼？
一般可以寫的郵件的類型有四種：
- 關於學校的問題
- 關於申請的問題
- 面試後的感謝信
- 持續興趣信（Letter of Continued Interest）
每種類型的格式和內容都不同，以下會詳細介紹。
關於學校的問題
學校相關的問題與申請相關的問題不同，前者關注的是學生入學後學校提供的資源和機會，而後者則是關於申請流程和文件的具體事項。以下是一些可以發給招生官的關於學校的問題範例。
【學生組織】
許多美國大學會宣傳有大量的學生俱樂部供本科生加入，但可能在活動內容和參與程度方面的資訊不夠詳細。
你可以找到一個自己感興趣的具體俱樂部，表達對該俱樂部宗旨的興趣，並要求獲取更多資訊。
如果你在郵件中提及自己在類似俱樂部的背景經歷，招生官甚至可能推薦一些官網未列出的、你可能感興趣的其他俱樂部。
範例：
“I resonate deeply with the university’s mission to foster interconnectedness across diverse communities. Can you please provide information about the Tufts chapter of Peer Health Exchange? How do club members get involved with the local Boston community? What impacts and student projects have club members been involved in? I’m interested in the club’s community health educator role! Throughout middle and high school, I’ve been involved in volunteer and fundraising work to improve education accessibility at children’s homes and under-resourced schools in rural China. Hence, I’m eager to learn how to continue my community service efforts at Tufts University.”
【學校課程】
在給大學招生辦公室寫郵件諮詢感興趣的課程之前，請確保你的問題是經過充分調查和研究後的得出的。
例如你可以詢問課程的先修要求，或是某些課程是針對高年級還是低年級學生的。
郵件中應展現你對學術主題的興趣，並表達你希望將所學應用到課堂之外的熱情，例如參與教授的實驗室研究或學生組織資助的計畫。
範例：
“I’m very interested in Professor Slughorn’s class on Advanced Applications of Chemistry to Engineering, particularly the class project on vaccine dispensing medical devices from the course description. Are underclassmen permitted to take this course? Would my 5 in AP Chemistry and two semesters of lab experience in chemical engineering at my high school’s neighboring community college qualify me to fulfill the course’s prerequisites? If not, do you have other course recommendations or ways for me to get involved in chemical engineering projects as an incoming freshman?”
【研究機會】
除了課程項目外，由大學教授的實驗室和學生主導的研究計畫也是值得諮詢的主題，尤其是針對新生開放的研究機會。
請注意，大多數大學的研究實驗室網站上都有關於當前和過去項目的詳細信息，因此確保你的問題沒有與這些信息重複。
此外，如果招生官無法直接回答你的問題，而是將你引導至實驗室官網，不要氣餒。
你也可以聯絡實驗室負責人，或請招生官幫助你與實驗室中願意與未來學生交流的成員建立聯繫。
範例：
“How can freshmen get involved with research opportunities in organic chemistry outside of the introductory course? Can you please provide insight into the makeup of student assistants in chemistry research labs at Beauxbatons University, particularly the openings for underclassmen?”
【雙主修或輔修】
雖然一些美國大學可能宣傳學生雙主修的高比例，但許多學校並未公佈學生選擇專業組合的詳細統計。
如果你想嘗試一個獨特的主修組合，可以詢問招生官這種組合是否可行，以及先前學生選擇該組合的表現如何。
此外，如果兩個相似專業的描述含糊不清且重疊較多，也可以詢問相關差異，例如學生通常如何選擇選修課，畢業後的職業軌跡如何。這種問題展示了你對專案的深入研究和深思熟慮的計劃。
範例：
“Can I double major in [major1] and [major2], and how common do students do this? What other combinations do you usually see? What majors or minors help supplement [major1]?”
【畢業後的就業資料】範例：
“What career opportunities, including internships, co-ops, and job offers, have students from [this major] received?”
“Which companies in the [specific field] tend to hire generously from Durmstrang University?”
【校友參與】
例如，塔夫茨大學（Tufts University）為本科生提供了與校友領導的計畫合作的實習系統。
所以在郵件裡，你可以詢問大學校友與在校生的互動情況，以及校友對學校的支持和回饋。這有助於評估學生在校幸福感以及未來職業發展的機會。
範例：
“How do alumni get involved with the undergraduate community? How does the university facilitate connections between undergraduates and alumni to foster helpful, professional connections and encourage internship opportunities and job referrals? Can you share more about alumni networking, speaker, and panel events for undergraduates to engage with and learn from alumni?
【跨校選課與大學聯盟】
許多美國大學允許學生在附近的合作學校選修課程。例如，阿默斯特學院（Amherst College）、漢普郡學院（Hampshire College）、蒙特霍利約克學院（Mount Holyoke College）、史密斯學院（Smith College ）和馬薩諸塞大學阿默斯特分校（UMass Amherst）的五校聯盟就鼓勵學生跨校選課。
此外，巴納德學院（Barnard College）的學生可以輕鬆地在鄰近的哥倫比亞大學選課。
儘管這些合作關係眾所周知，但許多其他跨校選課機會可能較為隱蔽，因此你可以向招生辦公室了解相關情況。
範例：
“I noticed that the university offers cross-enrollment opportunities with neighboring colleges and select schools aboard. These opportunities appeal strongly to me, as I’m eager to make my college journey multidisciplinary. Can you please provide information regarding whether my majors of interest
關於申請的問題
【補充資料】
如果申請中要求提交補充資料，例如一段簡短視頻，你可以詢問關於視頻格式或預期內容的更多信息，同時也可以確認自己的想法是否符合要求。
範例：
“I have a question about the 2-minute portfolio video supplement to the Engineering application. Could you share more details about the format? Is the admissions team more interested in learning about a research project I did or, more generally, about myself and my narrative? If about a research project, would it be acceptable to follow a case study format, walking through all stages of the design cycle? Additionally, is admissions looking for a voiceover with visuals of the project or expecting to see more of the applicant’s face?”
【確認考試成績的接收情況】
如果你發現 CollegeBoard 或其他類似機構在發送考試成績時出現問題，你可以發送電子郵件給招生辦，確認他們是否已收到你的考試成績。
此外，你也可以確認學校是否收到了老師提交的推薦信。
【經濟資助與獎學金】
經濟資助是大學申請人與招生辦交流的熱門話題之一，因為其申請流程複雜且需要提交大量數據。
如果對經濟資助申請流程有疑問，或你屬於某個特定群體，想了解有哪些針對性的獎學金機會，不要猶豫，隨時提出問題。
範例：
“I am wondering if the university offers scholarships or other forms of aid to first-generation college applicants.”
面試後的感謝信
可以說，給大學招生辦發的最常見郵件就是感謝信。
無論是與招生官進行正式面試，還是在大學展會中有過短暫交流，每次互動後發送感謝郵件都是必要的。
感謝信應在互動或面試後的一天內發送。信中可以提到你們討論過的某個話題，這個話題對你有觸動，但整體要保持簡短。
電子郵件結尾可以寫上他們幫助你加深對學校的某種認識，最好提到某個可以讓對方記住你的特質。
整體上，感謝信要真誠，不要虛假表達興趣或過度激動的情緒。
範例：
“Thank you very much for an insightful and fun conversation yesterday! I am particularly intrigued by what you said about
Your insights about the school community and how students actively support and strengthen [college’s] mission and accompanying service-driven mindset have solidified my enthusiasm to attend [college]. If you have any additional advice or recommended resources for me, I am eager to hear them and learn more about [college].
Thank you again for your time!”
持續興趣信（Letter of Continued Interest）
如果你被列入Waitlist名單，或從早申請錄取推遲到常規申請，發送一封持續興趣信是強烈推薦的做法。
【被放入Waitlist名單】
無論是剛收到被Waitlist名單通知，或是已經一段時間沒有收到學校的通知，都可以寄email。
範例：
“I hope this email finds you well! My name is
Since my original application, I have remained deeply committed to [college] for [briefly list reasons you like the school]. I truly believe that this university is the ideal place for me to grow academically and personally.
I would also like to share a brief update on my recent achievements: [list awards and other accomplishments you’ve received since submitting your application]
I would be grateful for any information you can provide regarding the waitlist process or any steps I might take to strengthen my prospects of acceptance. Thank you for your time and consideration, and I look forward to hearing from you soon.”
【推遲錄取】
如果你在早期招生階段申請，但被推遲到常規招生階段，你可以向招生辦公室發送一封電子郵件。
範例：
“I hope this email finds you well! My name is
I continue to feel that [college] is the right fit for me because of [new reasons not repetitive of your application]. Since the submission date, I have accomplished significant achievements that strengthen my application. I would like to share a brief update on my academic and extracurricular process: [list awards and other accomplishments you’ve received since submitting your application]
Thank you again for your time and continued consideration of my application. Please let me know if I can provide additional information to support my application. I look forward to hearing from you and hope to have the opportunity to join and contribute to
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4. 寫郵件的注意事項
應包含的內容
- 清晰的主題：確保郵件的主題簡潔明了，避免郵件在招生辦老師繁忙的收件匣中遺失。
- 正式的問候語：使用正式的問候語，如“Hello”或“Good morning”，而不是“Hi”。
- 簡短的自我介紹：簡單介紹自己，並說明你感興趣的專業或課程。
- 簡潔的郵件內容：將郵件內容控制在兩到三個問題以內。如果有更多問題，可以透過後續郵件提問。郵件應該簡潔易讀，在30秒內能夠理解。
- 簡潔、直接的句子：句子簡潔扼要，符合你的年齡。
- 保持專業語氣：保持專業語氣，但避免過於生硬或顯得人工化的語言。禮貌地表達對招生官時間和支持的感激，但不要使用過於花哨的表達。
- 感謝和正式簽名：始終以感謝並加上正式簽名作為結束。例如：“Thank you for your time. Best Regards, [Your Full Name]”。
- 提供聯絡資訊：可以在簽名後提供你的電話號碼和郵寄地址。
- 檢查文法、拼字和句子結構：確保文法、拼字正確，句子結構簡單明了。
- 使用學校信箱：使用學校信箱，而非個人Gmail帳號。官方信箱有助於防止郵件進入垃圾郵件，並提升你的專業形象。
應避免的內容
- 冗長的自我介紹：不要在提問之前做過長的自我介紹。簡潔明了地表明問題。
- 提問過多：避免提出過多問題，導致郵件內容過長且密集。
- 模糊的問題：避免提出模糊或過於籠統的問題，如「能否提供關於學校社區的見解？」你要具體說明你對社區的哪一方面感興趣（例如：社區服務理念與機會、專業內學生的聯繫、校友參與等）。
- 詢問錄取率、自己的錄取機會或其他申請者的資訊：不要詢問錄取率或自己的被錄取機會，也不要要求提供其他申請者的資訊。招生辦通常不會透露這些資訊。
- 誇耀自己的成就：避免炫耀自己的成就，專注於提問，幫助自己更了解學校。
- 重複申請論文：不要重複寫下申請中已經提到的內容。
- 頻繁發送郵件：不要經常發送郵件或頻繁更新郵件。
- 過於隨興的語氣：避免過於隨興或非正式的語氣。
- 發送節日卡片：不要發送節日卡片或與招生過程無關的訊息。
- 標記郵件為緊急：不要將郵件標記為緊急，除非真的有特殊情況。
- 表達興趣不堅定：不要說“我在考慮申請…”，而要堅定地說：“我申請了…”，或“我很期待申請…”
- 誤稱招生官性別：開頭不要隨意假設招生官是“Mr.”或“Ms.”，請先找出對方的性別，避免錯誤。
結語
在美國大學招生過程中，招生官會接觸到數百上千的申請者。因此，如果你能透過郵件，保持與他們的互動，就有機會能夠幫助你在人群中脫穎而出。
也歡迎大家透過頁面中右邊的表格，聯絡睿雅顧問。
無論是在學科知識的提升、競賽準備，或是申請過程中的指導，睿雅都為您提供全程支援。讓我們一起邁向更高的學術成就和更廣闊的未來，成就卓越的自己！
